Insérez le nom et les coordonnées du client dans le coin supérieur gauche de la lettre, en format de lettre-écriture standard. Par exemple: Merci d`avoir manifesté votre intérêt pour notre dossier de vente au détail. Les informations sur le nombre d`unités que nous vendons chaque année ne seront pas disponibles avant le 15 mars. Si vous avez encore besoin de l`information à ce moment-là, je vous suggère d`appeler Jane Doe à 555-5555. Si je peux aider d`une autre manière, s`il vous plaît n`hésitez pas à appeler. Merci de votre intérêt. Une réponse efficace à une lettre demandant des informations donne immédiatement au client les informations demandées, en évitant les formulations superflues ou les remplisseurs. Répondre aux demandes de renseignements des clients en temps opportun renforce la crédibilité de votre entreprise. Merci pour votre récente enquête sur les produits de Doe Vita-Heart. Je joins une copie de l`étude que vous avez demandée.

Comme vous pouvez le voir, plus de 80% des personnes testées ont abaissé leur taux de cholestérol significativement après avoir utilisé les produits VITA-Heart de Doe pendant seulement huit semaines. Nos herbes et vitamines sont tout à fait naturelles parce que nous les recueillons à partir de sources de nourriture. J`espère que vous trouverez cette information utile pour décider si vous aimeriez essayer Vita-Heart suppléments. Si vous souhaitez parler à l`un de nos consultants, veuillez composer le 555-5555 ou envoyer une carte à cette adresse, et un représentant vous appellera. Merci de votre intérêt pour VITA-Heart. Sous l`adresse du client, insérez la date à laquelle vous rédigez la lettre. Ayez la lettre du client devant vous lorsque vous rédigavez votre réponse. Lisez à nouveau la lettre pour vous assurer de bien comprendre les informations qu`il demande. Si le client désire plus d`une information, mettez en surbrillance les différents éléments pour vous assurer de ne pas laisser d`informations.

Ensuite, dans le corps de la lettre, adressez-vous à chaque élément au format de liste. Le cas échéant, utilisez les éléments de formatage de la liste à puces ou numérotées fournis dans votre logiciel. Il est très important de faire bonne impression en répondant aux demandes de clients potentiels. Bien sûr, la meilleure impression sera faite en fournissant les matériaux ou les informations que le client potentiel a demandé, cette impression positive sera améliorée par une réponse bien écrite. Invitez le client à prendre des mesures en fonction des informations que vous avez fournies et réengagez-vous avec votre entreprise, conseille Cynthia Perun dans entrepreneur. Si vous pouvez aider le client à placer une commande en ligne à partir de votre lieu d`affaires, par exemple, invitez-le à venir au magasin pour le faire. Incluez votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse e-mail et votre adresse Web. Il est correct de répéter ces informations dans la lettre de clôture-et inviter le client à vous contacter s`il a besoin de renseignements de suivi. Les fautes de frappe et les fautes grammaticales reflètent mal votre entreprise. Avant d`envoyer toute correspondance aux clients, y compris les réponses aux demandes de renseignements, demandez à votre Assistante administrative ou à un collègue de relire les lettres au moins deux fois. Utilisez le prénom du client pour personnaliser la lettre plutôt que le générique «cher client».

La première ligne après la salutation devrait laisser le lui savoir que la lettre est en effet une réponse à sa demande d`information: «cher Jean, en réponse à votre demande d`informations… Ce guide pour répondre aux lettres d`enquête est écrit spécialement pour les apprenants de langue anglaise. Il couvre la structure standard et les phrases utilisées dans les réponses. Les demandes de renseignements arrivent afin de demander plus d`informations sur un produit ou un service.